Wie The July Group ihre Reservierungsabteilung neu aufgestellt hat
Die Vision von The July
The July, eine wachsende Gruppe designorientierter Apartmenthotels, hat sich mit persönlichen und individuell auf die Gäste abgestimmten Erlebnissen einen Namen gemacht. Mit dem Wachstum des Unternehmens wurde es für die Reservierungsabteilung jedoch zunehmend zur Herausforderung, auch hinter den Kulissen effizient zu arbeiten und gleichzeitig den persönlichen Service zu bieten, für den The July steht.
Das Management von The July erkannte, dass sich etwas ändern musste, und suchte nach einer Lösung, die nicht nur Prozesse automatisieren, sondern auch langfristig tragfähige operative Strukturen schaffen konnte.
Hier kam Aphy ins Spiel. Mit umfassender Erfahrung in der Automatisierung und einem partnerschaftlichen Ansatz verstand sich Aphy nicht einfach als Softwareanbieter, sondern als strategischer Partner. The July sah in Aphy einen langfristigen Wegbegleiter, der das Team stärken und gleichzeitig von zeitaufwendigen Aufgaben im täglichen Betrieb entlasten konnte.
Die Herausforderungen vor Aphy
Vor der Zusammenarbeit mit Aphy bewältigte das Reservierungsteam von The July eine Vielzahl manueller Aufgaben, die zunehmend zu Engpässen führten, von der täglichen Bearbeitung von Reservierungen über die Zahlungsabwicklung bis hin zu zahlreichen Follow-ups. Dabei kam es gelegentlich zu Fehlern, insbesondere bei der korrekten Erfassung von Gästewünschen oder Zahlungsinformationen, was sich mitunter auch auf das Gästeerlebnis auswirkte.
Hinzu kamen die begrenzten Öffnungszeiten des Callcenters. Außerhalb dieser Zeiten oder bei besonders hohem Anfrageaufkommen konnten sich Antworten auf Gästeanfragen verzögern, was die Servicequalität zusätzlich beeinträchtigte. Wie Denise Thijssens, Reservations Manager bei The July, erklärt: „Bei manuellen Abläufen gab es immer ein gewisses Fehlerpotenzial, und sie waren zeitaufwendig. Wir brauchten eine Lösung, mit der wir diese Aufgaben besser bewältigen konnten.“
Eine maßgeschneiderte Lösung
WAls Aphy die Zusammenarbeit mit The July begann, ging es um weit mehr als die Implementierung standardisierter Automatisierungslösungen. Zunächst analysierte Aphy die Herausforderungen und Engpässe innerhalb der Reservierungsabteilung im Detail, um eine Lösung zu entwickeln, die genau auf die individuellen Anforderungen von The July zugeschnitten war. Die Umsetzung konzentrierte sich auf drei zentrale Bereiche:
1. Reservierungsbearbeitung:Durch die Automatisierung der Reservierungsbearbeitung wurden Buchungsdaten im Property Management System (PMS) einheitlich und zuverlässig verarbeitet. Das sorgte für eine höhere Datenqualität und schnellere Abläufe.
2. Zahlungsabwicklung: Durch die Automatisierung von Zahlungsprozessen und Follow-ups bei offenen Zahlungen reduzierte Aphy manuelle Fehler und erleichterte die Einziehung ausstehender Beträge.
3. Automatisierung rund um die Uhr: Durch Aphy konnte das Callcenter seine effektiven Servicezeiten erweitern, ohne dafür zusätzliches Personal einstellen zu müssen.
"Aphy arbeitet auch dann, wenn wir es nicht tun. Das war besonders in den frühen Morgenstunden entscheidend, wenn Hunderte Buchungen gleichzeitig bearbeitet werden mussten. Aphy entlastete das Team und gab ihm mehr Zeit für die persönliche Betreuung der Gäste."
– Denise Thijssens, Reservations Manager, The July
Read directly from the industry leaders who trust Aphy.
If you are not looking into a solution with Aphy, then you are not automating enough.
What Aphy makes easy is that their agents are scalable. It’s not starting from scratch every time; we can build on what we’ve already achieved.
This proved essential during early morning surges when hundreds of bookings needed to be processed simultaneously and the solution alleviated pressure on the team, allowing them to focus on more impactful guest interaction.
